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5 formas de aumentar o compartilhamento de conhecimento

O compartilhamento de conhecimento aumenta a interação social no local de trabalho, leva a um aumento na resolução criativa de problemas, preserva o conhecimento pré-existente para que não se perca à medida que os funcionários se aposentam ou seguem em frente, e permite que todos os departamentos acessem as informações de que precisam, quando precisam, acelerando, portanto, o tempo de resposta.

1. Desenhe o espaço do seu escritório para ser propício à conversa.

Isso não é algo que muitos consideram ao fazer esforços para aumentar o compartilhamento de conhecimento dentro de uma organização, mas o impacto do espaço físico não deve ser negligenciado.

Pense em restaurantes de fast food; eles pretendem mover os clientes através de seu estabelecimento o mais rápido possível (daí o nome fast food). Restaurantes de fast food criam intencionalmente um ambiente destinado a desencorajar a discussão. Coisas como assentos intimamente lotados, desconfortáveis e divisórias altas entre os espaços devem funcionar como um modelo do que NÃO fazer no seu escritório.

Construir um espaço que incentive a colaboração não precisa ser uma reforma completa. Aqui estão alguns exemplos de correções fáceis para tornar o seu espaço de escritório socialmente:

  • Estações de caféConfigure várias estações de café em todo o escritório, e não apenas nas cozinhas. Nada tem o poder de reunir as pessoas como o café faz, e ter várias estações de café em todo o escritório incentivará as pessoas a falar com colegas de trabalho com quem eles geralmente não interagem enquanto esperam por sua plantação para se preparar em um ritmo glacial.
  • Salas de conferência: Quem diz que as salas de conferência têm que consistir em uma grande mesa que exige que todos se sentem em um retângulo agradável, limpo? Claro, essa configuração às vezes é necessária, mas se você tem várias salas de conferência, tente definir uma ou duas de forma menos formal. Tenha várias mesas menores com grupos de cadeiras ao redor, e talvez alguns sofás. Nem toda conferência é uma discussão abafada, de mesa redonda, então forneça um espaço que permita algo menos formal.
  • Assentos casuais em espaços comuns: Quantas vezes você passou por um colega de trabalho no corredor sem dizer: “Como está indo?” Ao colocar mesas de café e assentos casuais em espaços comuns de alto tráfego, os colegas de trabalho terão mais chances de sentar e ter uma conversa rápida com colegas de trabalho de passagem.

2. Incentivar várias formas de compartilhamento de conhecimento.

Prepare-se, porque está prestes a dar as mãos na fogueira aqui. As pessoas têm dons diferentes. Nem todos são um palestrante público especialista ou um debatedor profissional de mesa redonda, e nem todos se sentem confiantes compartilhando seu trabalho escrito, documentos, gráficos, tutoriais, etc. com toda a empresa. Embora o objetivo final de sua iniciativa de compartilhamento de conhecimento seja que todos se sintam confortáveis em espalhar a riqueza de várias maneiras, permitam que as pessoas comecem onde estão confortáveis. Aqui estão algumas sugestões para garantir que a voz de todos seja ouvida:

  • Reserve tempo para colaboração presencialPara aqueles funcionários que florescem em situações presenciais, reserve um tempo de reunião para tirar ideias uns dos outros semanalmente ou bimestmente. Os membros da equipe que já se sentem confortáveis com isso terão a oportunidade de expressar suas ideias, e os membros da equipe que são um pouco mais tímidos terão uma ótima prática.
  • Reserve tempo para compartilhar e contribuir com conteúdoSe você reserva uma hora por semana para que todos se sentem e escrevam algo ou estabeleçam uma cota mensal de contribuição de conteúdo, essa estratégia garantirá que conhecimentos valiosos estejam sendo compartilhados e documentados, para que possam ser revisitados repetidamente.
  • Agende eventos e reuniões fora do localIsso pode ser qualquer coisa, desde um happy hour em toda a empresa até uma reunião de equipe no novo cat café. A questão é mudar a cena. Às vezes, basta um novo espaço refrescante para colocar a colaboração em movimento.

Enfatize que cada membro da equipe tem algo valioso para compartilhar, e que pode ser realizado de muitas maneiras diferentes.

3. Incentivar o compartilhamento de conhecimento.

Todo mundo adora ser recompensado, e não estamos acima de suborno. Existem muitas maneiras diferentes de recompensar os membros da equipe que incorporam o movimento de compartilhamento de conhecimento. Para começar, forneça um grito na forma de um e-mail, post ou anúncio quando você notar um membro da equipe contribuindo com algo valioso que beneficiará a empresa. Especifique exatamente qual era o conteúdo e algumas maneiras tangíveis de que todos se beneficiarão da contribuição. Dê pequenos prêmios como camisetas, garrafas de água e outros swag para os membros da equipe que estão demonstrando excelentes habilidades de colaboração. Considere dar um bônus ao funcionário que compartilha o conteúdo mais utilizado a cada trimestre, ou todos os anos.

Seja qual for a maneira que você decidir recompensar os funcionários pelo compartilhamento de conhecimento, ter um incentivo com certeza vai iniciar alguma colaboração de próximo nível e fazer os sucos criativos fluírem.

4. Renove seus métodos de treinamento e onboarding.

À primeira vista, o treinamento e o onboarding e o compartilhamento de conhecimento parecem não relacionados. No entanto, os novos contratados muitas vezes passam semanas, ou até meses, sentindo-se muito nervosos para contribuir com suas ideias em um ambiente de grupo. Como resultado, você perde o valioso conjunto de habilidades e conhecimentos para os seus contratados! Aqui estão algumas sugestões para que seus novos contratados contribuam e colaborem no primeiro dia:

  • Dê a cada novo contratado um mentorCultivar um relacionamento de sucesso entre mentor e mentee tem um grande impacto positivo em novas contratações. Saber que há alguém que eles podem ir com suas perguntas, livre de julgamento, é um grande reforço de confiança e capacita novos contratados a falar quando eles não estão seguindo.
  • Sombra de trabalho: Escolha outro membro da equipe (que não seja superior do novo contratado) que exemplifique o compartilhamento de conhecimento e a colaboração e permita que o novo contratado os espalhe por um ou dois dias enquanto trabalha. Observar um membro da equipe que não tem medo de expressar suas opiniões definirá o tom de um espaço de trabalho colaborativo que respeite a opinião de todos.
  • Peça a novas contratações para sua entrada: Uma ótima maneira de fazer uma pessoa sentir que sua entrada não é valorizada é nunca pedir por ela. Não assuma que eles não querem contribuir só porque são novos! Faça questão de buscar a opinião dos novos contratados e, como resultado, eles se sentirão mais confortáveis oferecendo suas opiniões livremente.

5. Encontre um software de compartilhamento de conhecimento que seja adequado para sua organização.

Por último, mas não menos importante, é selecionar uma plataforma de compartilhamento de conhecimento. Já se vê respondendo repetidamente a mesma pergunta? Você gasta uma quantidade excessiva de tempo pesquisando através do Dropbox ou uma bagunça do Google Docs por um pedaço de conteúdo?

O software certo de compartilhamento de conhecimento permitirá que você pesquise de forma fácil e rápida conteúdo, faça perguntas, localize especialistas, armazene documentos e vídeos, agilize seu processo de treinamento e onboarding e incentive todos, de estagiários a CEOs, a contribuir com ideias. Uma plataforma de compartilhamento de conhecimento baseada em nuvem também permite que os membros da equipe colaborem, compartilhem ideias e permaneçam alinhados em torno das mesmas informações, mesmo quando não estão trabalhando no mesmo escritório.